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デキる幹事になろう!~懇親会の下準備ですべきことを紹介~

懇親会の幹事に突然指名されてあたふたした経験をお持ちではないですか?
初めてですと、何をすればよいのかわからず不安になることでしょう。
そこで、今回は幹事としての下準備で、しておきたいことについてご紹介します。

まず、どのような目的の懇親会にするかを決めましょう

その軸を明確にすることで全体像が見えて企画を作りやすくなります。

早めに決めたいのは日程です。直前ですと予定が入ってしまって参加できないという人も増えてくるでしょうから、決まり次第日時だけでも先に周知しておきましょう

また、幹事の姿勢として大切なのは、なるべく多くの参加候補者の希望に応えるということ。
多くの人が参加できる日程を調査するのはもちろんのこと、会場や料理や飲み物の希望を訊いてなるべく多くの人の要望に沿った形にすれば、気配りが効く幹事として参加者から喜んでもらえることでしょう。

そして、会の詳細が決まり次第参加者に案内文を送ります。

案内文の書き方については別の記事で紹介していますので参考にしてくださいね。
また、余裕があれば過去に幹事をした人にその時に起こった問題やどのように対処すればよいかを聞いて参考にしましょう

基本幹事は一人だけということが多いでしょうが、出席管理をはじめとした大人数の取りまとめを一人で行うのは大変なことです。

親しい間柄の同僚などに補佐をお願いして協力してもらえるようにしておけば、万一何かトラブルがあって動けない場合でも準備を進めることができます。

 

いかがでしたか?
今回は幹事としての下準備について紹介しました。
周りもうまく巻き込みながら円滑に下準備をしていきましょう。

パーティーの開催・ご相談の際はぜひ当社まで!

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